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人材育成のツボ

マニュアル作成の落とし穴

アイデムの人材育成・研修部門の担当者が、日々の業務やお客さまとの対話から感じたことなどをつづります。(2021年2月22日）

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マニュアルはありますか？

 

　日常業務において、様々な場面で仕事のための「マニュアル」を作成し、導入されている企業様は多いと思います。この「マニュアル」ですが、皆さまはしっかりと機能させることができていますか。
　そもそもマニュアル導入の目的は、作業の平準化や業務効率の向上、作業時間の短縮やクレーム対応、また新人への業務説明等があります。マニュアル作成での主なポイントは、以下のようなことが挙げられます。

 

(1)目的・方向性を決める
(2)マニュアルを使う現場の意見を反映させる
(3)課題を抽出する

(4)業務を細かく洗い出す
(5)ポイントを絞る

 

(6)抽象的ではない分かりやすい表現で言語化する

(7)できるだけテキスト量を減らし、絵や図を用いて見やすくする
(8)業務の変化に合わせて、内容をアップデートしていく
(9)運用方法・活用方法を明確に示す

 

　細かいことを申し上げれば、上記以外にも多くのポイントがありますが、分量が多くなってしまうので割愛します。今回は、マニュアル作成のポイントの(9)についてお話します。

 

 

 

 

出来上がったことに満足

 

　マニュアル作成は、かなりの時間と労力を要します。そのため、完成すると出来上がったことに満足してしまい、作って終わりの燃え尽き症候群のようになってしまいます。ここが「マニュアル作成の落とし穴」です。その後の運用を怠ってしまうと、せっかく作ったマニュアルも形骸化してしまい、いつかは誰も使わなくなってしまいます。そのため、(9)に関しては現場でどのように展開をして、どう運用していくのかをしっかりと仕組み化するようにしたほうがよいです。

 

　また、必ずマニュアルを導入する際には、その現場に管理担当・推進担当のようなポジションの方を置きましょう。その担当者に率先して現場で活用してもらい、マニュアルを使うことを習慣づけ、形骸化させない流れを作ってもらいます。そして、必ずフィードバックをもらうようにします。

 

　マニュアル作成の段階で現場の方を作成メンバーに入れたり、現場の声を聴きながら作成したとしても、実際に運用してみると、実情との相違点が発生することがあります。現場から「もっとこうしたほうがいい」というアイデアも恐らく出てくると思います。実際にマニュアルを使うのは現場です。そういった声は出来る限り反映するようにしましょう。

 

 

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●文／青�� 暢一（あおやぎ よういち）
株式会社アイデム 東日本事業本部 キャリア開発支援チーム／教育・研修企画担当
大学卒業後、大手自動車メーカーの営業職に従事。その後、人材派遣会社にてアウトソーシングの現場マネジメントを担当し、人材教育に注力。2007年、株式会社アイデムに入社。企業の課題に則した教育・研修を企画提案し、特に「マネジメント」研修、「コミュニケーション」研修での実績を積む。人材育成・活用を通じて企業が発展するために、「現場目線」「顧客目線」を徹底して意識した企画提案を行っている。

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