日常空間とビジネス空間のコミュニケーションは異なる？

　私たちは、職場でコミュニケーションが大切だということはよく知っています。では、知っているだけではなく、実際に効果的なコミュニケーションがとれているでしょうか。それはとても難しいことと言えます。

　そもそもコミュニケーションと一口に言っても、日常空間とビジネス空間でのコミュニケーションの取り方は、異なるのではないでしょうか。例えば、一つの考え方として、日常空間でのコミュニケーションは「ダロウ思考」で、「作業」を「結果管理」するためのものとしましょう。「明日は晴れるダロウから、家族で旅行へ行こう！」と話をしていたものの、翌日は雨だった。その結果、仕方ないから自宅でDVD鑑賞に切り替えた。結果に執着しない、時間管理も無視した、非効率な情報伝達方法ともいえます。

　一方、ビジネス空間でのコミュニケーションは、「担保思考」で「仕事」を「先行管理」するためのものとしましょう。明日の天気について、詳細な予報情報を収集して確実性を徹底的に追求し、目的にかなった最高に有意義な１日を計画化して準備を進め、さらに予期される緊急事態に対しても先行的に対策を施しておく、時間的な効率を最大限に追求するそんな情報伝達方法といえるかもしれません。

　私たちは、日常空間とビジネス空間、この二つを絶対に混同しないように注意したいところです。二つを混同することで、多くの失敗や不機能がおこります。信じられないかもしれませんが、身近な職場で発生する手違い、失敗、不機能や非効率、そうしたものの大半は、「…ダロウ」という日常空間でのコミュニケーション方法によるものが多いようです。

　さて、職場でよくあるシーンで考えてみましょう。新入社員の山口君、上司から指示を受けました。一束10枚程度の書類を手渡され、「山口君、これをコピーしてください！」。どこにでもあるシーンです。

　山口君は「ハイ、分かりました」とハキハキと応え、いきなりコピー機へ向いました。上司からの指示、その瞬間、皆さんならこんな場合どう対応されますか。基本中の基本、新入社員研修でもよく使用される事例です。言わずもがなですが、「指示を受けた直後に間をおかず、コピー部数や体裁といった詳細な仕様を指示者に確認し、作業に着手する」でしょう。実際の職場の中で、貴社の新入社員は、きちんとした対応ができているでしょうか。

日常の悪癖「…ダロウ」を排除する 

　では、なぜ山口君は確認をせずに、いきなりコピー機へ向かってしまったのでしょうか。まず「コピーといえば必要部数は１部、複数が必要だったら上司が指定するダロウ」と勝手に判断してしまったのです。

　こうした勝手な判断、思いこみによる行動というものは実際の職場でもよくあります。指示を受けたその瞬間に想定される疑問についてはその場で「きちんと確認を取る」、これが正しい指示の受け方であり、コミュニケーション方法ではないでしょうか。
そして、この「きちんと確認をとる」が大原則なはずです。ビジネス空間でのコミュニケーションではあいまいさは厳禁だからです。

　「…ダロウ」と思ったら、そのまま行動に移すのではなく、即座に確認する。私たちはこの習慣を身につけるだけで、コミュニケーションによる手違い、失敗、不機能や非効率等を抑制できるのではないでしょうか。

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●文／波多野雅彦（はたのまさひこ）
アイデム人と仕事研究所　教育・研修企画
大学卒業後、大手ゼネコンにて国内外建設プロジェクトの施工管理に従事。経営学修士号取得後、経営コンサルティング会社にて、経営体質改善・人材育成支援業務に携わる。現在、アイデム人と仕事研究所にて、教育・研修を通してお客様が目指す会社づくり、人づくりにお役に立てることを目指して日々業務に取り組んでいる。