■相談
私は営業部門に所属する課長です。このところ自分の部署でトラブルが続いています。社内の連絡ミスから納品の遅れが出てきたり、顧客の契約書を紛失したりと、中堅社員の部下なのに「どうしてそんな初歩的なミスを…」と愚痴をこぼしたくなる気分です。トラブルやミスが起こる予兆を早期に発見し、未然に防ぐ方法はないでしょうか？

■回答
ミスやトラブルが起きやすい組織には共通の課題があったりします。業務過多や報連相の欠如や人間関係の問題などです。職場が汚くなるということもあげられます。トラブルを未然に防ぐには、もちろんルールの徹底や仕組みを変えることなども欠かせませんが、何より上司であるあなたが現場をよく見ることが最も重要なのです。

　トラブルやミスが頻発する組織というのは、いくつか共通の問題を抱えているものです。
　どんな問題かというと、
（1）そもそも業務過多の状態になっており、仕事がうまく回っていない
（2）部下から上司への報連相ができておらず、進捗管理ができていない
（3）人間関係の問題などで、職場内のコミュニケーションが活発ではない
（4）部下の机の上やコピー機の周りなどが、雑然としていてキレイに掃除されていない
などです。

　まず、（1）の「業務過多」ですが、部下個々人の現状をきちんと把握し、適正な業務分担ができているかどうか、あなた自身が現場をよく見ていくことが求められます。
　業務が個人の処理能力を超えてしまえば、キャパオーバーになってしまい、必ず漏れや抜けが生じてミスやトラブルを引き起こします。

　そもそも業務が多い場合は、新たな人員の補充なども考えなくてはなりませんし、ベテラン社員に対して負荷が大きくかかってしまい、メンバー間で業務の偏りがあることも少なくありません。
　また、大した意味もなく慣例的にやっているだけの不必要な業務に時間を取られてしまうこともありがちなので、思い切って「やめてしまう」仕事を洗い出すことも考えてみましょう。

　次の（2）は、「報連相」に問題がある場合です。
　予定どおりに仕事が回っていないのは、スケジューリング自体に問題があるか、進捗の途中で想定外の問題が起きるかのどちらかです。業務を直接担当している当事者としては、現状を俯瞰して客観視できないことも多いので、上司の立場できちんとチェックすることが求められます。
　そのためにも途中経過も含めての報連相が重要になるのですが、上司部下の双方が忙しくなると、どうしても定期的な報告が滞ってしまいます。忙しい時ほど、こまめに報連相の場を設定し、計画されたスケジュールが予定どおりに進んでいるかを把握してください。

（3）の人間関係の問題は…　→次ページに続く
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●文／田中和彦（たなか かずひこ）
株式会社プラネットファイブ代表取締役、人材コンサルタント／コンテンツプロデューサー。1958年、大分県生まれ。一橋大学社会学部卒業後、人材サービス関連企業に入社し、情報誌の編集長を歴任。その後、映画配給会社のプロデューサー、出版社代表取締役を経て、現在は、「企業の人材採用・教育研修・組織活性」などをテーマに、“今までに2万人以上の面接を行ってきた”人材コンサルタント兼コンテンツプロデューサーとして活躍中。新入社員研修、キャリアデザイン研修、管理職研修などの講師や講演は、年間100回以上。著書に、『課長の時間術』『課長の会話術』（日本実業出版社）、『あたりまえだけどなかなかできない42歳からのルール』（明日香出版社）、『時間に追われない39歳からの仕事術』（PHP文庫）、『仕事で眠れぬ夜に勇気をくれた言葉』（ＷＡＶＥ出版）など多数。
連絡先：info@planet-5.com