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マナバンク〜学びのヒント〜

効率アップ! メール時短テクニック

ビジネスパーソンが抱えるさまざまな課題について、解決やキャリアアップにつながるヒントを学びます。(2019年5月23日)

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 メールは、ビジネスに欠かせない重要なツールです。電話と違って相手の都合を確認しないで連絡できたり、思い立ったときにすぐに送信できるなど、さまざまな利点があります。その一方で処理に時間をとられ、業務効率が低下しているケースもあります。

 今回は、時間管理コンサルタントとして、さまざまなセミナーに登壇している水口和彦さんに、業務効率を上げるメールの活用方法について伺いました。

 

 

■水口和彦さん(時間管理コンサルタント)
大阪大学大学院修士課程修了。住友電気工業株式会社にて、研究開発・生産技術・品質管理エンジニアとして勤務するなかで時間管理を研究し、残業を大幅に削減。その経験を活かし2006年に独立。時間管理コンサルタントとして、企業や自治体、教育機関などで研修や指導を行っている。『部下を持つ人の時間術』『仕事力が3倍アップする時間活用法』(ともに実務教育出版)、『時間活用術』(産業能率大学出版部)など著書多数。
http://www.bizark.co.jp/profile2.html

 

 

 タイムマネジメントの研修で、受講者の方からお悩みとして「メールの処理に時間をとられている」という話をよく聞きます。メールは重要なコミュニケーションツールの1つですが、負担になっているのであれば問題です。メール処理について、実際に私が検証した効率的な方法をご紹介したいと思います。

 

 

1.受信通知を切る

 

 パソコンに向かって作業をしているとき、新着メールを受信すると画面に通知が出ることがあります。メールソフトの受信通知の機能です。これを見たとき、どうしますか。私が聞いたところでは、9割の人が「すぐにメールを確認する」と答えました。
 メールを受信したことが分かったら、すぐに内容を確認して、急ぎのものは返信し、そうではないものは後回しにして置いておく。そして、それまで続けていた作業に戻るという方が多いのではないでしょうか。

 

 多くの人が何気なくやっている行動だと思いますが、効率という観点から見ると問題があります。行動の流れを追ってみましょう。

 

●行動の流れ
メールを受信⇒ それまでやっていた作業を中断し、メールソフトに切り替える⇒ 内容を確認し、優先度合いを判断⇒ 急ぎのものは返信し、それ以外は置いておく⇒ 元の作業に戻る

 

 この行動、時間的にはそれほど長くはありませんが、せっかく集中してやっていた作業を中断してしまうところに問題があります。たとえば、メールから元の作業に戻ったときに「どこまでやったかな?」「次に何をするんだっけ?」と迷ったことはありませんか? これを思い出すために時間のロスが発生してしまうのです。それが1日に何回も積み重なれば大きなロスになります。

 

 これを防ぐには、メールソフトの受信通知を表示させないようにすることです。そうすれば、自分のタイミングでメールを確認できるようになります。「すぐに確認しないで大丈夫なのか…」と心配する方もいらっしゃるかもしれませんが、会議や打ち合わせなどで1〜2時間くらいメールを見ないことがあると思います。そのくらいの時間であれば、問題はないのではないでしょうか。

 

 

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