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マネジメント悩み相談室/田中和彦

第43回「報連相の苦手な部下には、どうアドバイスすればいい?」

マネジメントに関する悩みについての解決策を示したり、対処法などを解説します。(2019年10月17日)

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■相談
私の部署に報連相が苦手な部下がいます。小まめに報告に来るのはいいことなのですが、さっぱり要領を得ずに一体何が言いたいのか分からないことが多いのです。そもそも報告なのか、決裁をもらいたいのか、相談なのかが分かりませんし、延々と話し続けるので、終着点が見えません。
こちらも忙しい中、部下に向き合って時間を取っており、相手の話を何分聞けばいいのかが
見えないので、途中でイライラして、きつく当たることもあって、そのことで逆に自己嫌悪に陥ったりもします。どうしたらいいでしょうか。





■回答==========

 部下から上司への報連相で、上司がストレスを感じるベスト3を紹介しましょう。

1.「おいおい、一体何が言いたいんだ?結論から言ってくれよ」
2.「その話、どこまで続くんだ?(あと何分、キミの話を聞けばいいんだ?)」
3.「話がまとまってないんなら、要点をまとめてから、もう一回来てくれ」

 どうですか。相談者の方の話からは、その部下の人はこのベスト3の全てに当てはまりそうですね。
 上司という存在は、ただでさえ忙しいものです。そこへ要領の得ない話を終着点も見えない中、延々と聞かされる身になって考えると、イライラするのも理解できます。

 経営的な観点から考えても問題です。上司の年収を時給換算すると、部下の時給より恐らく3倍前後は高いと考えられます。つまり、時給の高い人材から時間を奪うことは会社にとっても大きな損失になるのです。

 では、そういう部下に対して具体的にどんなアドバイスをすればいいか、お伝えしましょう。

 まずは、「どれくらい時間が必要か」を冒頭に伝えることを徹底させてください。
 部下が上司に時間をもらうために声を掛けるとき、最も多く使われるのが、「ちょっとよろしいですか?」というものです。

 この「ちょっと」というのがくせ者で、非常に曖昧な表現だといえます。それ故に忙しく余裕のない上司は、ついつい「後にしてほしい」、「今、忙しいから」と断りがちですし、逆に「ちょっと」というから時間を割いたのに、長々と話をされると、「おいおい、話が違うぞ」となるわけです。

 私はよく、部下に対して「日常的な報連相は3分以内にすること」と言ってきました。3分間というのは、実は絶妙な長さで、上司に負担が掛かるほど長くもなく、相手が仕事を中断してもすぐに戻れるという時間でもあります。
 もちろん込み入った話の場合には、それなりの時間を伝えるように指導してください。

 「エレベータートーク」という言葉がありますが、エレベーターに乗っているくらいの短い時間で相手に話を伝えられるように…という意味です。こういう訓練を心掛けている人は、コミュニケーション力やプレゼン力もおのずと向上します。

>>>次ページに続く



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●文/田中和彦(たなか かずひこ)
株式会社プラネットファイブ代表取締役、人材コンサルタント/コンテンツプロデューサー。1958年、大分県生まれ。一橋大学社会学部卒業後、人材サービス関連企業に入社し、情報誌の編集長を歴任。その後、映画配給会社のプロデューサー、出版社代表取締役を経て、現在は、「企業の人材採用・教育研修・組織活性」などをテーマに、“今までに2万人以上の面接を行ってきた”人材コンサルタント兼コンテンツプロデューサーとして活躍中。新入社員研修、キャリアデザイン研修、管理職研修などの講師や講演は、年間100回以上。著書に、『課長の時間術』『課長の会話術』(日本実業出版社)、『あたりまえだけどなかなかできない42歳からのルール』(明日香出版社)、『時間に追われない39歳からの仕事術』(PHP文庫)、『仕事で眠れぬ夜に勇気をくれた言葉』(WAVE出版)など多数。
連絡先:info@planet-5.com

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