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おさえておきたい人事労務トレンド／飯塚知世

第3回「HRテック導入する〜入社手続き編〜」

人事労務に関わる業務で、知っておきたいトレンドやこれから注目されることなどについて解説します。（2022年6月21日）

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　前回は採用〜入社までのHRテック活用の流れを紹介いたしました。今回は入社時の社会保険手続きについて、HRテックおよび電子申請を活用するメリットについて紹介していきます。

 

 

入社手続きの悩み

 

　みなさまの会社では、どのように従業員情報を収集、管理していますか？
　入社手続きには氏名、生年月日、性別、住所、マイナンバー、雇用保険被保険者番号、扶養家族がいる場合はその家族の情報などが必要となります。エクセルや紙で従業員情報の提出、管理をしている場合、入社手続きの際にあらためてこれらの情報をそれぞれの手続き様式に入力する手間が発生します。

 

 

 

 

　入社手続きでは、健康保険・厚生年金・雇用保険の資格取得（加入）手続きが必要です。これらの手続きは、提出先が全国健康保険協会または健康保険組合、年金事務所、ハローワークとそれぞれバラバラで期限も異なります。

 

　入社手続きを初めて行う、または慣れていない方から手続き様式の「どこに何の情報を記入しなければいけないのか？」「マニュアルを見てもよく分からない」「役所に確認したいけど電話がなかなかつながらない」などといったお悩みをよくお聞きします。

　ベテランの労務担当者であっても、頻繁に入退社があったり、繁忙期と重なったりして「手続き業務に時間をかけることができない」というケースでは、情報管理や手続きを効率化したいとお考えになるかもしれません。

 

 

労務管理のHRテックで一元管理

 

　第1回のコラムでも紹介しましたが、「労務管理」のHRテックは「入社・退社等の手続き」「勤怠管理」「給与計算」「年末調整」「マイナンバー管理」に分けることができます。

　労務管理のHRテックを導入した場合、従業員のメールアドレスにシステムから入社手続きに必要な情報を入力するように依頼を送ることができます。

 

　また、本人確認資料やマイナンバーの確認資料も画像添付で提出することができますので、個人情報のペーパーレス化も期待できます。システムに登録された情報は、そのまま入社時の社会保険手続きに活用することができ、手続きに必要な情報の転記ミスを防ぐことができます。

 

 

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●文／飯塚知世（いいづか ともよ）
社会保険労務士、スピカ社会保険労務士事務所代表
大学卒業後、音楽制作会社にてアーティストマネジメント、バックオフィス業務全般に従事する。2014年社労士資格取得、2017年スピカ社会保険労務士事務所を設立。HRテクノロジーの導入支援や職場のダイバーシティ推進に力を入れ、すべての人が自分らしく働ける会社作りをサポートしている。特技はヨーヨー。大学在学中からプロのパフォーマーとして活動し、メディア出演なども行う。2020年、2021年全日本ヨーヨー選手権大会女性部門優勝。
ホームページ： https://www.spica-sr.jp/
ツイッター： https://twitter.com/zentoyoyomama

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