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マネジメント悩み相談室/田中和彦

第17回「形骸化した日報はやめても構わない」

マネジメントに関する悩みについての解決策を示したり、対処法などを解説します。

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■相談
部下から「課長、正直言って、日報を書くのが面倒でたまりません。業務時間をもっと効率的にして残業しないようにと言われているのに、日報を書くために残業しているという実態がむしろおかしいと思います。なんとか日報を書かなくてもいいようになりませんか?」という訴えをもらいました。私は、「今までもみんな書いてきたんだから、工夫して書く時間を捻出してほしい」とは言ったものの、自分でも日報が何のためにあるのか分からない状態です。日報はやめてもいいものなのでしょうか?

 


■回答
日報には、「部下の現状把握」という目的があります。しかし、グループウェアのスケジューラーなどでその機能が補えるのなら、無理に日報を書かせる必要はないと思います。ただし、日報には会社としての「情報資産の蓄積」という別の目的もあります。イレギュラーな仕事の場合、あとから同じような業務を任される担当者のために日々何が起きているのかを残すことは極めて重要なことです。あとは、「上司と部下のコミュニケーションツール」として活用する意思があるかどうかです。日報に価値を持たせるのも持たせないのも、要は上司であるあなた次第なのです。

 

 

 

 

 

 今回の相談者である課長のあなたが、「日報が何のためにあるのか分からない」と言っているようでは、部下が「一体、何のために日報を書いているのか」と思っても仕方ありません。
 もしかしたら、あなたのそういう気持ちが部下に見透かされている可能性も否定できないと思います。

 

 日報の目的の1つは、「管理職である上司が部下の現状を把握する」というものです。上司も自らプレーヤー的に動かなくてはならないご時世ですから、部下の日常に張り付いて観察しているわけではない状況で、部下の現状把握に日報が重要な役割を果たすと考えるのはもっともなことです。

 

 しかし、部下は上司ほどこの点を重視しない傾向があります。上司が部下の現状を把握しても、それに対して何のリアクションもなければ、「書いても意味がない」と思うのは当たり前のことです。

 

 日報に対して、課題解決のためのヒントや具体的なアドバイスがもらえることや、日々担当している業務へのねぎらいの言葉や共感があってこそ、部下は日報に価値を見いだすのです。


 あなたは、ちゃんと日報を読んで、部下にフィードバックしていますか?
 適切なフィードバックさえしていれば、こういう訴えも起きないはずです。

 


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●文/田中和彦(たなか かずひこ)
株式会社プラネットファイブ代表取締役、人材コンサルタント/コンテンツプロデューサー。1958年、大分県生まれ。一橋大学社会学部卒業後、人材サービス関連企業に入社し、情報誌の編集長を歴任。その後、映画配給会社のプロデューサー、出版社代表取締役
を経て、現在は、「企業の人材採用・教育研修・組織活性」などをテーマに、“今までに2万人以上の面接を行ってきた”人材コンサルタント兼コンテンツプロデューサーとして活躍中。新入社員研修、キャリアデザイン研修、管理職研修などの講師や講演は、年間100回以上。著書に、『課長の時間術』『課長の会話術』(日本実業出版社)、『あたりまえだけどなかなかできない42歳からのルール』(明日香出版社)、『時間に追われない39歳からの仕事術』(PHP文庫)、『仕事で眠れぬ夜に勇気をくれた言葉』(WAVE出版)など多数。
連絡先:info@planet-5.com

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