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働き方改革を実践する

第1回「労働時間削減で起こりやすい問題と対処法」

6月末、働き方改革関連法が成立しました。残業規制の強化や有休取得義務化など、早いものでは来年4月に施行され、企業は対応を迫られることになります。本コーナーは、同法の柱の1つである残業抑制をテーマに、労働時間管理の考え方や実践方法などについて、解説します。(2018年8月29日)

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「自分の仕事をやる時間がない」という問題

 

 私はいろいろな企業に出向いてタイムマネジメントの研修を行って受講者の声を聞きますが、最近は労働時間削減にともなう問題点を感じることが増えました。よく聞く声のひとつに「仕事量が減ったわけではないのに、労働時間を減らせと言われても困る」という不満がありますが、実はこれ、意外と深刻な問題です。

 

 まず、少し整理しておきましょう。タイムマネジメントの観点では、私たちの仕事は3つに分類できます。1つは「アポイントメント」で、時刻が指定された仕事、つまり、会議や打ち合わせ、出張などのことです。2つ目は実行する時刻が自由な仕事で、これを「タスク」と呼びます。期限は決まっていても、実行する時刻は自由。デスクワークの多くが当てはまります。3つ目は急に発生する「予定外の仕事」です。問い合わせへの対応やトラブルへの対処、部下から連絡や相談を受けたりするなど、この「予定外の仕事」は意外に多いです。

 

 

 

 

 そして、労働時間を削減すると、これらの比率も変わります。3つの仕事のうち、アポイントメントと「予定外の仕事」は、自分の都合で簡単には減らせません。つまり、労働時間を削減すると、タスクに取り組む時間だけが削られてしまうことになるのです。ある中堅社員の例では、労働時間全体としては1割削減しただけなのに、タスクに取り組む時間は3割近く減ってしまいました。これでは仕事がなかなか進みませんし、「自分の仕事をやる時間がない」というストレスや不満も高まります。

 

 こうした状況を改善するには、後の回で紹介するタイムマネジメントも有効ですが、今回はその前に取り組みたい対策を紹介していきましょう。

 

 

会議の「数」「時間」「人数」を減らそう

 

 労働時間を削減しつつ、タスクに取り組む時間をあまり減らさないようにするには、アポイントメントの時間、特に社内の会議や打ち合わせの時間を「本気で」削減する必要があります。大まかな目標値としては、少なくとも2割、できれば3割の削減が必要です。

 

 2割、3割の削減なんて「無理だ」と思うかもしれませんが、不可能ではありません。次の3つの観点で検討してください。会議の「数」と「時間」と「人数」です。それぞれ1割削減すればいいのです。

 

 

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●文/水口和彦(みずぐち かずひこ)
時間管理コンサルタント。大阪大学大学院修士課程修了。住友電気工業株式会社にて研究開発・生産技術・品質管理エンジニアとして勤務するなかで時間管理を研究し、残業を大幅に削減する。その経験を活かし2006 年に独立。数少ない「時間管理(タイムマネジメント)専門講師」として、企業や自治体、教育機関などにおいて時間管理の研修や指導を行っている。
『部下を持つ人の時間術』『仕事力が3倍アップする時間活用法』(実務教育出版),『時間活用術』(産業能率大学出版部)など時間管理に関する著書多数。
http://www.bizark.co.jp/profile2.html

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