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働き方改革を実践する

第2回「なりゆき残業」を減らせるタイムマネジメント

6月末、働き方改革関連法が成立しました。残業規制の強化や有休取得義務化など、早いものでは来年4月に施行され、企業は対応を迫られることになります。本コーナーは、同法の柱の1つである残業抑制をテーマに、労働時間管理の考え方や実践方法などについて、解説します。(2018年9月26日)

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■限られた時間で仕事を終わらせるには?

 


 前回は労働時間削減にともなう問題を軽減するために、アポイントメントに使う時間を削減する方法を紹介しました。しかし、残業にあまり頼らず、限られた時間の中で仕事を終わらせるためには、「スケジュール管理」から「タイムマネジメント」へ変えていくことも必要です。


 いわゆる「スケジュール管理」では、自分のアポイントメントを管理します。しかし、前回紹介したように私たちの仕事は3つあります。「アポイントメント」と「タスク」、そして「予定外の仕事」です。アポイントメントの管理だけでなく、タスクも積極的に計画していくこと、そして「予定外の仕事」にも対応することが必要です。さらに、これを「限られた時間の中で」終わらせることができるように自分の仕事量をコントロールすることも必要。これらを行うのがタイムマネジメントです。

 

 

 


 では、スケジュール管理をタイムマネジメントへ変えるためのポイントを紹介していきましょう。


 現実の仕事でうまくタイムマネジメントを行うためには、まず、「予定外の仕事は必ず発生する」ことを前提にする必要があります。意外かもしれませんが、計画どおりにいかない部分もあることを前提にしなければ、タイムマネジメントはうまくいきません。


 「予定外の仕事」にどの程度の時間を使うかは担当業務やその人の立場によって違いますが、大まかな目安として、労働時間の2割程度の時間が必要だと考えてください。しかも、「予定外の仕事」の量は日によって多かったり少なかったりします。


 これにうまく対応するには、タスクを「いつやるか」が重要になってきます。もし、タスクを「期限までにやればいい」と考えていると、期限ギリギリに実行することになりがちです。そして、その日の予定外の仕事が多いときにはタスクが終わらず、残業に頼るしかなくなります。私はこれを「なりゆき残業」と呼んでいます。その場その場のなりゆきで仕事を進めた結果、残業せざるを得ない状況に追い込まれてしまうのです。


 この「なりゆき残業」を防ぐために、タスクを「期限までにやればいい」と考えるのではなく、「いつやるか」を決めていきましょう。

 


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 ●文/水口和彦(みずぐち かずひこ)
時間管理コンサルタント。大阪大学大学院修士課程修了。住友電気工業株式会社にて研究開発・生産技術・品質管理エンジニアとして勤務するなかで時間管理を研究し、残業を大幅に削減する。その経験を活かし2006 年に独立。数少ない「時間管理(タイムマネジメント)専門講師」として、企業や自治体、教育機関などにおいて時間管理の研修や指導を行っている。
『部下を持つ人の時間術』『仕事力が3倍アップする時間活用法』(実務教育出版),『時間活用術』(産業能率大学出版部)など時間管理に関する著書多数。
http://www.bizark.co.jp/profile2.html

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