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わかりやすい文章を書く１２のコツ

【コツ11】語尾を統一する

読みやすい文章を作るための12のコツを紹介。書類作成のヒント。
（安田 正／株式会社パンネーションズ・コンサルティング・グループ 代表取締役）

＜例文＞
◆改善前
ビジネスでは、時間を守ることが大切です。それは、誰もが常に心掛けておかなければならないことだ。忙しいときほど、先を見通しながら時間に余裕を持つようにしなければならないのです。

◆改善後！
ビジネスでは、時間を守ることが大切である。それは、誰もが常に心掛けておかなければならないことだ。忙しいときほど、先を見通しながら時間に余裕を持つようにしなければならないのである。


ここが問題

 「です」調と「である」調が混在して、文章のリズムが崩れて読みにくくなっています。


「です」調か、「である」調に統一

　語尾表現の使い分けですが、一般的に「です／ます」調は手紙全般、形式的なあいさつ文、お知らせ、スピーチ原稿などに適しています。一方「である」調はレポート、報告書、論文、各種文書に適しています。

　ちなみに、箇条書きの部分は簡潔に端的に示す、ということが目的のため原則「である」調です。形式的な文章は、「です／ます」調は前文・あいさつ文の部分、箇条書きの部分は「である」調に意識して書き分けるようにしましょう。

　また、語調は同じものを連続させると、読んでいてくどくなってしまいます。

〈例〉
「弊社の企業理念は『豊かさの実現』である。具体的には『独自のシステムを用いて、ユーザーの生活をより豊かにする』ということである。このために日進月歩の環境に順応するべく、自己研鑽に努めることが大切である。」

　同じ語尾を連続しないよう、例えば次のように変えてみましょう。

〈改善〉
「弊社の企業理念は『豊かさの実現』である。具体的には『独自のシステムを用いて、ユーザーの生活をより豊かにする』ということだ。このために日進月歩の環境に順応するべく、自己研鑽に努めることが大切になる。」


●文／安田正
1953年生まれ。1990年に企業向け研修会社 、株式会社パンネーションズ・コンサルティング・グループ設立。早稲田大学理工学術院非常勤講師。著書に「ロジカル・ライティング」（日本実業出版社）など多数。

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