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マネジメント悩み相談室/田中和彦

第14回「会議のムダを見直す」

マネジメントに関する悩みについての解決策を示したり、対処法などを解説します。

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■相談
新しい年度に入って2つの部署を兼務することになり、急に出席すべき会議の数が増えてきました。定例会議のほかに企画会議や営業の進捗会議など、朝から夜まで複数の会議に出席するだけで終わりという日もあります。これでは部下の営業同行はまったくできませんし、今後の戦略をじっくり練る時間も捻出できません。どうしたらいいでしょうか?

 


■回答
会議の見直しを図るために、まず会議の目的を整理してみることです。会議は、情報共有型の会議(情報伝達・情報収集・結果報告など)と問題解決型の会議(意思決定・意見調整など)の、大きく2つに分けられます。さらに、細かく見ていくと、参加者の交流・参加者の教育やスキルの向上・意思統一・一体感や帰属意識の醸成などがあげられます。ここでは、目的に応じた5つの会議についてお伝えしましょう。

 

    

 

 

 例えば1週間に、あなたは会議にどれくらいの時間を拘束されていますか?計算してみてください。ばかにならない時間が会議に費やされていることに気づくと思います。


 相談者のように複数の部署を兼務すると、単純に会議の数も倍になったりします。次から次に会議を渡り歩くという感じで、会議だけで日々のスケジュールが埋めつくされるのもよく分かります。


 相談者のいう定例会議ですが、たいていは週に1回とか月に1回とか決められていて、全員参加が義務付けられています。しかも、月曜の午前中の10時から12時にかけてなど、重要な時間帯に設定されていることが多いものです。


 で、その定例会議の中身はというと、「上司からのありがたいお話」、「先週のマネジャー会議の報告」、「今週のスケジュールの確認」、「部署全体と個人の目標に対する進捗状況の確認」、「その他」などで、あれこれ詰め込んではいるものの、結局何が目的かが分からずに、「以前からやっているから」、「毎週やっているから」という理由だけで、全く生産性の上がらない内容だったりします。


 「定例」という名の会議なので、誰もその存在意義を疑うことなく、慣例に従ってやっていたというのが、意外に多いのです。「定例」という部分がクセもので、無自覚にやっていくと、それに目的や意味があろうが無かろうが、会議を開くこと自体が目的化することがあります。まず定例会議から疑ってかかってみてください。


 会議は、あなたの時間のみならず、そこに参加する人たちの時間をも奪っていきます。1時間の会議に10人が出席するのならば、その会議は10時間の価値がなければ、見合わないことになります。
 見合わないと感じた会議は、思い切ってやめるかやり方を見直すことです。


 会議の進め方がうまい組織は、短時間に物事がテキパキと決まっていきますし、会議の進め方がヘタな組織は、ダラダラと長いばかりで、何が決まったのか、決まらなかったのかも分からず、不燃焼な形で会議が終わります。
 会議上手と会議ベタの違いは、会議のそもそもの目的が明確になっているかどうかの違いなのです。


 ここでは、会議を以下の5つの目的に分けてみました。

 


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●文/田中和彦(たなか かずひこ)
株式会社プラネットファイブ代表取締役、人材コンサルタント/コンテンツプロデューサー。1958年、大分県生まれ。一橋大学社会学部卒業後、人材サービス関連企業に入社し、情報誌の編集長を歴任。その後、映画配給会社のプロデューサー、出版社代表取締役を経て、現在は、「企業の人材採用・教育研修・組織活性」などをテーマに、“今までに2万人以上の面接を行ってきた”人材コンサルタント兼コンテンツプロデューサーとして活躍中。新入社員研修、キャリアデザイン研修、管理職研修などの講師や講演は、年間100回以上。著書に、『課長の時間術』『課長の会話術』(日本実業出版社)、『あたりまえだけどなかなかできない42歳からのルール』(明日香出版社)、『時間に追われない39歳からの仕事術』(PHP文庫)、『仕事で眠れぬ夜に勇気をくれた言葉』(WAVE出版)など多数。
連絡先:info@planet-5.com

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