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成果を出すチームのつくり方/吉田幸弘

第10回「信頼されるリーダーがやっているメールの心がけ」

社内コミュニケーションは、人の定着や生産性向上の土台となるものです。コミュニケーションの醸成や活性化させるための考え方や手法について解説します。(2021年1月28日)

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 再度の「緊急事態宣言」により、政府はテレワークを強く推奨するようになり、導入する会社が増えてきました。通勤時間の削減などにより、労働時間も一見、短くなったと思われます。

 

 しかし、メールやSNSでのやり取りが増えたことで、部下とのコミュニケーションに膨大な時間を取られてしまい、リーダーにしわ寄せがきているという問題が起き始めました。メールやSNSはお互いの顔が見えない分、ちょっとした言葉の掛け違いで修正に時間がかかるなど、コミュニケーション不全の問題が出ています。今回はリーダーのメール術について触れていきます。

 

 

 

 

「ヒューマンスキル」に満ちたメールを書く

 

 1日の業務の中で大半を占めるのがメールであり、できるだけ時間をかけないように手短に済ませることを意識されているリーダーも少なくないでしょう。「1行メールでもいいのではないか」との声もよく聞きますが、私は推奨していません。

 

 会社に出勤していて顔が見えるケースならまだしも、テレワークの場合のぶっきらぼうな1行メールは「怒っているのではないか?」と疑心暗鬼になる部下がいるかもしれないからです。用件は1行でも、前後にあいさつと締めの文を必ず加えましょう。例えば、作成に時間がかかったことが予想される報告書を受け取ったときの返信です。

 

×「受け取りました」
〇「お疲れさまです。だいぶ細かいところまで調べてくれてありがとう。週末はゆっくり休んでください」

 

 あいさつやねぎらいの言葉を入れても、せいぜい書くのにかかる時間は数十秒です。手間をケチって、信頼関係づくりを軽視しないようにしましょう。

 

 

あいまいな言葉を使わない

 

 お互いに社内にいれば、大ざっぱな内容のメールを送っても「ちょっとよろしいですか?」と部下が質問に来れば済むでしょう。しかし、お互いに離れたところにいると、そうもいきません。部下が、勝手な解釈で仕事を進めてトラブルになるケースも出てくるかもしれません。

 

 部下がメールで不明点を質問してきても、やりとりの回数が増えて時間をとられたり、イライラして人間関係が悪化したりする恐れがあります。そうならないためにも、できるだけあいまいな言葉や、複数の解釈にとれる言葉は使わないようにしましょう。「なるべく早く」の略である「なるはや」や「今週中」など、期限を伝えるときは「今週金曜日の15時までに」と具体的にします。形容詞や副詞なども、数字に置き換えるようにしていきましょう。

 

 

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●文/吉田幸弘(よしだ ゆきひろ)
コミュニケーションデザイナー・人財育成コンサルタント・上司向けコーチ。
経営者・中間管理職の方向けに人材育成、チームビルディング、売上げ改善の方法をコーチングの手法を使ってコンサルティング活動を行なっている。16年間のBtoB営業で2万人への対面プレゼン経験および11年間の管理職経験で累計100人の部下を育成した経験をもとに「営業力アップセミナー」「褒め方・叱り方・伝え方をベースにしたコミュニケーションセミナー」「モチベーションアップセミナー」も開催。著書に『仕事が早く終わる人、終わらない人の習慣』(あさ出版)、『部下に9割任せる!』(フォレスト出版)、『リーダーの「やってはいけない」』(PHP研究所)など多数。
http://yukihiro-yoshida.com/

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