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成果を出すチームのつくり方／吉田幸弘

第11回「会議の生産性の高め方」

社内コミュニケーションは、人の定着や生産性向上の土台となるものです。コミュニケーションの醸成や活性化させるための考え方や手法について解説します。（2021年2月25日）

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　一時期、会議はムダなもので、できるだけ削減するべきだという意見がありました。確かに、情報共有だけならメールやチャットでも済ませることができます。しかし、新しい意見を出し合うブレストなどは会議が有効です。テレワークの普及によるコミュニケーション不足も課題になっており、顔を合わせることの必要性が求められています。せっかくなら、生産性の高い会議を意識したいものです。

 

　生産性の高い会議にするための注意点として、「会議前」「会議中」「会議後」の3つのステージで見ていきましょう。

 

 

 

 

会議前に全体の9割完成させておく

 

　いい会議は開催前に「議題」「ゴール」「会議資料」を事前に配布し、目を通してきてもらいます。特に「何かを決定する会議」の場合、メッセンジャーで事前にやり取りし、決定するのに不安な要素をつぶしていったりします。会議前に準備が9割方完成しているのです。そうすることで、短時間で会議も終了します。

 

　また、最近では「立ったまま会議」をするところも増えています。当然長い時間立つのは嫌なので、事前にある程度のところまで進めています。効率のいい会議になるのです。こうした方法をとることで、単なる「情報共有の会議」をやめたというところも多いようです。

　一方で、悪い会議は事前に配布資料の読み上げや説明だけで終わってしまいます。これでは参加者の考えが熟成されていないケースが少なくありません。

 

 

会議は時間いっぱいやる必要はない

 

　会議が始まったら、まず冒頭でゴールを明確に示します。例えば「決定会議」なら、決定した時点で終了とすればいいわけです。複数の案件から1つ選択肢を絞るような会議であれば、会議に入る時点で2択まで絞っておきます。「ブレスト」の会議のような発想を「広げる」会議なら、10個意見が出たら終わりでもいいでしょう。

 

　さらに「収束する」までをする会議なら、3つになったら終わりにすればいいのです。仮に意思決定までを決める会議では、意思決定に至らなくても本日の結論さえ決めておけば、次回の会議にすんなりと入っていけます。
　一番よくないのは、いつも最初から始まるという繰り返しになってしまうことです。もちろん意見を出しやすくするのはいいですが、「いい意見ですね」「他に何かアイデアはないかな？」というのはいいですが、現代のように時間がないビジネスマンにはイマイチです。

 

　これらは会議の前にするものであって、会議中に結論が出にくくなる要素です。また決定会議でも、反対意見やネガティブ質問への切り返しは、事前に準備していないと質が落ちてしまうというデメリットもあります。

 

 

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●文／吉田幸弘（よしだ ゆきひろ）
コミュニケーションデザイナー・人財育成コンサルタント・上司向けコーチ。
経営者・中間管理職の方向けに人材育成、チームビルディング、売上げ改善の方法をコーチングの手法を使ってコンサルティング活動を行なっている。16年間のBtoB営業で2万人への対面プレゼン経験および11年間の管理職経験で累計100人の部下を育成した経験をもとに「営業力アップセミナー」「褒め方・叱り方・伝え方をベースにしたコミュニケーションセミナー」「モチベーションアップセミナー」も開催。著書に『仕事が早く終わる人、終わらない人の習慣』（あさ出版）、『部下に9割任せる!』（フォレスト出版）、『リーダーの「やってはいけない」』（PHP研究所）など多数。
http://yukihiro-yoshida.com/

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