「人材の活用」「従業員の教育」「人事制度」等について、事例満載の記事や専門知識が深まるコラム等を展開。自社の活性化や雇用管理のヒントに！

「人材の活用」「従業員の教育」「人事制度」等について、事例満載の記事や専門知識が深まるコラム等を展開。自社の活性化や雇用管理のヒントに！

＊一部記事の閲覧および機能をご利用いただくには、会員登録（無料）が必要です。会員登録はこちら

「経営者やパート従業員の意識」等について、さまざまなデータを作成。労働市場の現状が分かります。

＊一部記事の閲覧および機能をご利用いただくには、会員登録（無料）が必要です。会員登録はこちら

「平均時給 の検索」「時給の平均や動向」等について、データを作成。労働市場の現状が分かります。

＊一部記事の閲覧および機能をご利用いただくには、会員登録（無料）が必要です。会員登録はこちら

アイデム人と仕事研究所では、「ビジネスマナーのブラッシュアップ」「新入社員の戦力化」「職種別・階層別の知識・スキルアップ」等につながるセミナーを開催しています。

＊一部記事の閲覧および機能をご利用いただくには、会員登録（無料）が必要です。会員登録はこちら

伝わる文章の書き方〜報告書からSNSまで〜

第6回「わかりやすい表現にするテクニック」

報告書やメール、SNSでの発信など、ビジネスは文章を書く機会にあふれています。さまざまな目的に合わせて、伝わる文章を書くために必要なことを解説します。（2024年10月1日）

　文章が読みやすくても、内容がわかりにくければ意味がありません。わかりやすい内容にするポイントは(1)必要な情報が盛り込まれているか？、(2)正確に書かれているか？、(3)表現はわかりやすいか？、の3つです。前回は(1)(2)について述べました。今回から(3)について、複数回にわたって解説していきます。わかりやすい表現にするには、さまざまなテクニックがあります。





・一文の適切な長さは？
　長い文は、わかりにくさを生む大きな要因の1つです。複雑な構造になりがちなので意味をくみ取りづらく、読み返さないと理解できないこともあるかもしれません。

　一文の長さは、40〜60字あたりが読みやすいとされています。すべての文を40〜60字にするということではなく、文章全体の平均として捉えていただければと思います（内容によっては長い文になってしまうこともありますし、長くても意味が通じれば問題ありません）。長い文になるときは句点や接続詞を使ってわかりやすくしたり、複数の文に分けたりするようにしましょう。

　また、一文の適切な長さは、見え方によっても変わります。例えば、パソコンとスマホでは見え方がまったく違います。スマホで見られることが多いなら、実際にスマホで検証するとよいでしょう。


・一文に情報を詰め込まない
　正確に伝えようとして、一文にたくさんの情報を入れると文が長くなります。ですが、先述したように長い文はわかりにくくなりがちです。一文に込める情報は、1つにするのが基本です（一文一義もしくは一文一意といいます）。

　下記の例文は100字以上あり、一文に4つの情報が含まれています（ミーティングの日時、議題、進め方、提案）。これを切り分けると、改善例のようになります。長い文を短くするときは、箇条書きをイメージするとよいでしょう。

＜例文＞
5月10日の午前9時に設定した新商品販売プロジェクトのミーティングですが、議題はSNSでの販促プロモーションについてで、アイデアを考えておいてもらったほうがスムーズに進むと思うので、事前に参加メンバーに議題を共有します。

＜改善例＞
5月10日の午前9時に設定した新商品販売プロジェクトのミーティングの件です。議題は、SNSでの販促プロモーションについてです。アイデアを考えておいてもらったほうがスムーズに進むと思うので、事前に参加メンバーに議題を共有します。


・改行、余白、見出しでわかりやすくする
　文章量が多いときは、内容が頭に入りやすいにように改行したり、余白（スペース）を入れたりするようにしましょう。人の話を一方的に聞かされていると、うんざりしたり、退屈したりすることはありませんか。文章もそれと同じで、延々と続く文章は読みにくく、息苦しさを感じさせます。

　改行や余白を入れる目安は、5〜6行に1回です（内容や見え方によって変わるので、目安として捉えてください）。内容や時間の流れが変わるところに入れるようにします（内容が変わらなくても、長い文章が続いていたら入れましょう）。

　読み手の頭に入りやすくするために、内容ごとに見出しをつけるのも効果的です。見出しは長すぎず、内容を簡潔に表す言葉を選ぶとよいでしょう。大事なところを太字にしたり、強調したいことに下線を引いたりする方法もあります。文章にメリハリがついて、理解しやすくなります。
　また、一文の中で複数の情報を列挙するときは箇条書きにしたり、別立てで分けたりするとわかりやすくなります。

＜例文＞
労働基準法の賃金の支払いに関する原則として、通貨払いの原則、直接払いの原則、全額払いの原則、毎月払いの原則、一定期日払いの原則の5つがあります。

＜改善例＞
労働基準法の賃金の支払いに関する原則は、次の5つです。

・賃金支払いの5原則：通貨払いの原則、直接払いの原則、全額払いの原則、毎月払いの原則、一定期日払いの原則


●文／三宅航太
株式会社アイデム東日本事業本部 データリサーチチーム所属。
大学卒業後、出版社に入社。書店営業部を経て、編集部に異動。書籍の企画・制作・進行・ライティングなど、編集業務全般に従事する。同社を退社後、フリーランス編集者、編集プロダクション勤務を経て、株式会社アイデム入社。同社がWebサイトで発信する人の「採用・定着・戦力化」に関するコンテンツの企画・編集業務を担う。働き方に関するニュースの考察や労働法の解説、取材、企業事例など、さまざまな記事コンテンツを作成している。

この記事のキーワード

クリックすることで関連する記事・データを一覧で表示することができます。

一覧ページへ戻る

２ページ目以降をご覧になるには、会員ログインが必要です。
会員登録（無料）がお済みでない方はこちら

会員登録（無料）はこちら

その他のコラム記事を見る

人気記事ランキング

マンガ・ワーママ人事課長キノコさん

[第78回　正社員の給料20万円でも最賃割れ！？最低賃金は月給でも確認が必要]
難しい労働関連の法律や、雇用や働き方に関する社会の動きなどを、親しみやすいマンガで分かりやすく解説します。

シゴトの風景

[第130回「職場の平均年齢は60代後半!?」]
働く個人にこれまでのキャリアや仕事観を聞き、企業が人を雇用する上で考えなければならないことを探ります。

伝わる文章の書き方〜報告書からSNSまで〜

[第6回「わかりやすい表現にするテクニック」]
報告書やメール、SNSでの発信など、ビジネスは文章を書く機会にあふれています。さまざまな目的に合わせて、伝わる文章を書くために必要なことを解説します。
注目のコンテンツ

人と仕事研究所Facebook