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伝わる文章の書き方〜報告書からSNSまで〜

第11回「書けないときの対処法」

報告書やメール、SNSでの発信など、ビジネスは文章を書く機会にあふれています。さまざまな目的に合わせて、伝わる文章を書くために必要なことを解説します。（2025年3月4日）

　本連載の第1回で、文章を書く上での問題は大きく分けて2つあると示しました。「書くことが思い浮かばない」と「自分の思っていることや考えていることを文章にできない」です。後者については、これまでさまざまな解決策（テクニックや考え方）をご紹介してきました。今回は前者について解説します。


夕飯に何を食べるか？

　例えば、今日の夕飯のメニューを決めていなかったら、どうやって決めますか。外食にするのか、店で買うのか、家で食べるのか、を考えなければなりません。また、外食ならどの店にするのか、店で買うならどこで買うのか、を決める必要があります。家で食べるにしても、あるものを食べるのか作るのか、作るなら食材は家にあるもので賄うのか買うのか…など、考えなければならないことはたくさんあります。そのためには、さまざまな店を知っていたり、家の冷蔵庫に入っているものを把握していたり、料理の知識を持っていたりする必要があります。

　「書くことが思い浮かばない」というのは、書くための材料がそろっていない状態と言えます。夕飯のメニュー決めで例えると、あまり店を知らず、冷蔵庫に何が入っているのかわからず、料理の知識もない状態です。これではメニューを決められません。何かを決めるときに検討材料がいるように、書くためにも材料が必要です。





書くことをみつけるには？

　ビジネスで書くことを求められるときは、テーマが決まっていることがほとんどです。例えば、日報は日々の業務や取り組みの進捗状況について、報告書は開催したイベントや発生したトラブルについて、提案書は新しいサービスや販促キャンペーンについてなどで、書く内容もほぼ決まっています。

＜例＞ビジネス文書の種類
日報（業務内容、所感、特記事項、明日の予定など）
報告書（概要、詳細説明、所見など）
提案書（現状分析、課題提示、提案内容など）
企画書（市場調査、競合分析、企画内容、収支計画など）

　しかし、書く内容が決まっていても、書くことが思い浮かばないことがあるかもしれません。例えば日報は毎日書くので、似通った内容になりがちです。それをさけるには、日々の業務を流れ作業のようにこなすのでなく、問題点を探したり、改善点を考えたりしながら取り組むことです。そうすれば自ずと気づきを得られ、毎回は無理でも変化をつけられると思います。

　書くことが見つからなかったら、書こうとしているテーマに関する情報を集めます。ネットやテレビを見たり、本を読んだり、人に話を聞いたりして知見を深めていくことで、自分なりの考えや切り口が見えてくると思います。何をしても見えず、乾いた雑巾を絞っているような気持ちになることもあるかもしれません。そういうときは気分転換をしたり、放っておいたりすることで考えが醸成され、何かが思い浮かぶこともあります。近道はなく、試行錯誤するしかありませんが、探し続けていれば糸口は見つかるはずです。


情報収集のコツと引用元の確認

　情報収集のコツは、目的を明確にすることです。「何のために集めるのか？」を意識すると、必要な情報を絞り込みやすくなります。また、集めた情報が正しいかどうか、必ず確認しましょう。もし間違っていたら、後々になって問題になる可能性があります。
　情報は2つあります。「1次情報」と「2次情報」で、「1次情報」はオリジナルです。「2次情報」は1次情報をもとに解釈や分析などを加えたものです。集めた情報で調査機関のデータや著作物の引用などがあったら、引用元を確認するようにしましょう。

・1次情報（調査データ、統計データ、アンケート集計など）
・2次情報（ニュースサイト、テレビ、書籍、雑誌など）

　繰り返しになりますが、素材がなければ料理を作れないように、何かを書くためには材料が必要です。集めた材料を組み合わせたり、発展させたりすることで、自分なりの考えや視点が見えてくると思います。何も思い浮かばないときは、自分の中の知識や経験を増やしましょう。インプットがなければ、アウトプットはできません。また、与えられたテーマを自分の興味のあることに引き寄せたり、自分の興味のあることの中からテーマに合うものを探したりすると、書けることが見えてくるかもしれません。

　最後に、物事の考え方や捉え方のノウハウを学べたり、発想力や企画力を豊かにしたりするのに役立つ本をご紹介します。ご参考にしていただければと思います。


●文／三宅航太
株式会社アイデム東日本事業本部 データリサーチチーム所属。
大学卒業後、出版社に入社。書店営業部を経て、編集部に異動。書籍の企画・制作・進行・ライティングなど、編集業務全般に従事する。同社を退社後、フリーランス編集者、編集プロダクション勤務を経て、株式会社アイデム入社。同社がWebサイトで発信する人の「採用・定着・戦力化」に関するコンテンツの企画・編集業務を担う。働き方に関するニュースの考察や労働法の解説、取材、企業事例など、さまざまな記事コンテンツを作成している。

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